L'angolo del codice

Cosa avviene dopo la denuncia di una violazione?
Di Alan Leibowitz, direttore dei Programmi di conformità e sicurezza aziendale

Un indizio di un programma di conformità ben funzionante è quanto avviene quando il Codice di condotta aziendale viene violato. La nostra credibilità dipende dall'applicazione di azioni correttive adeguate ogniqualvolta si verifica una violazione.

ITT Industries si impegna a indagare e affrontare qualsiasi dubbio denunciato. Ci sforziamo inoltre di garantire che, ove necessaria, l'azione correttiva venga scelta molto attentamente, di modo che le persone coinvolte vengano trattate in maniera equa e coerente. Numerose migliorie al programma implementate nel 2004 avevano esattamente questo obiettivo. Il nostro nuovo processo di Revisione della conformità, la migliorata raccolta di dati e la più ampia disponibilità degli ombudsman sono solo alcuni esempi.

A volte, quando un dipendente denuncia una potenziale violazione, è preoccupato che non venga intrapreso alcun provvedimento. Apparentemente può sembrare che non accada nulla, poiché spesso non divulghiamo i risultati di un'indagine per via del rispetto della privacy all'interno del processo di conformità.

Per permettere una migliore informazione di tutti i dipendenti sulle attività relative alla Conformità aziendale, forniremo una sintesi annuale dei casi più rappresentativi e delle relative azioni correttive applicate. Nel 2004, il nostro team di conformità ha ricevuto 60 denunce di impiegati in Europa, in Asia e nelle Americhe, relativamente a potenziali violazioni del Codice. Quasi un terzo di questi casi ha richiesto azioni correttive. La tabella seguente descrive alcuni di questi casi (i nomi e i dettagli più specifici che potrebbero portare all'identificazione dei soggetti sono stati eliminati per tutelare la privacy delle persone coinvolte):

Benché la maggior parte dei nostri colleghi sia onesta e fedele all'etica, esistono anche soggetti che approfittano della nostra fiducia o non mostrano il rispetto richiesto nei confronti di ciascun dipendente. Come è possibile osservare dagli esempi sopra citati, quando si verificano le violazioni siamo severi nel far applicare il Codice. Se è vero che ciascun caso è diverso e gli eventi specifici determinano se e quale tipo di azione debba essere applicata, è anche vero che tutti i casi vengono affrontati. Una risposta tempestiva e adeguata ai reclami aiuta tutti a capire che il nostro Codice viene attuato in modo equo a qualsiasi livello e ovunque ci troviamo ad operare.

Se avete domande riguardo al genere di problemi sopra descritti, potete discuterne con qualunque punto di contatto elencato nel Codice o inviare una domanda a codecorner@itt.com.

Ho denunciato una violazione del Codice di condotta ITT al mio ombudsman. Dopo alcune settimane, non mi è ancora giunta notizia di quali sanzioni siano state imposte al dipendente. Come posso essere certo che il problema è stato affrontato?

Risposta: Se avete fornito le informazioni necessarie per essere contattati (potete restare anonimi), il nostro ombudsman dovrebbe raggiungervi per comunicarvi che la questione è stata presa in considerazione e per verificare se avete domande o dubbi riguardo al processo. Se questo non avviene, siete voi a dovervi mettere in contatto con l'ombudsman, che vi confermerà che il problema è stato affrontato o è in corso di verifica; tuttavia, per ragioni di tutela della privacy, di norma non riceverete informazioni relative alle azioni correttive applicate.

Il successo del nostro programma di conformità dipende da dipendenti attenti come voi, che denunciano prontamente i propri dubbi. Anche se non siete certi che si sia verificata una violazione, è sempre bene porre domande per accertarsi che qualsiasi potenziale problema venga adeguatamente preso in considerazione. In questo modo, contribuite a far sì che ITT Industries resti il tipo di luogo dove tutti possiamo essere orgogliosi di lavorare.