准则交流园地
保护公司资料
是员工的责任
阿兰•雷伯维茨，企业守约及安全总监
ITT工业集团 的业务资料是公司的重要资产。我们作为个人，会认真记录和保存自己的信息资料，例如自己的出生证书、社会保险卡、支票本及护照等。同理，企业的业务资料也必须得到妥善记录和保存。
审计法规要求所有企业及其员工准确记录和处理企业业务资料，并按照资料的性质和重要程度规定保存期限。如果蓄意编造不实、虚假或误导性企业资料，包括发票、合同、工作报表、项目支出报告、出货文件，或者其他任何书面或电子记录，都将被视为犯罪行为。
在紧急情况下，或者在合理预计即将或已经进入企业清算、政府调查或类似诉讼过程时，我们必须能够及时迅速找到和调出所需的资料。
对资料管理，公司依据资料的内容和性质制订了不同的规定。并非所有文件、邮件或其他媒体都是需要保存的资料。如果你不能确定如何记录、处理、保存或销毁任何公司记录，请向自己的上级主管或法律咨询部门请教。
公司资料有多种形式：如书面文件、数据库、电子邮件或即时短信、语音记录、图纸或照片等。公司信息可以保存在任何媒体中，包括硬盘、DVD、CD、软盘、PDA、手机或语音信箱、服务器、录音或录像带，以及照相机，等等。公司的任何资料都可能在任何时候接受检查和审计。
对任何资料的创建、处理、保存和销毁，员工的作用至为关键。所有员工都必须了解如何正确保护与自己工作相关的任何资料。如果违反公司的资料保护政策和规定，或者不恰当地销毁或修改这些资料，将受到 ITT 的纪律处分和惩罚。
特别是，即使 ITT 的标准文件保存规定要求你销毁某些文件资料，但这些资料涉及或可能涉及到任何目前或潜在诉讼官司或政府调查，员工仍必须妥加保存。如果你不能确定 ITT 的哪些文件或记录需要保存或销毁，应该向 ITT 的有关人员咨询。
作为员工，你必须：
- 妥善整理自己的业务资料。认真标记、记录和归档，随时备用和备查。
- 遵照公司的现有资料保存政策，定期用碎纸机或其他永久性销毁方式，销毁规定的保密或专利记录文件。
- 按规定将资料妥善整理和标记后，送入档案存放区。
- 定期复查和测试自己的资料调阅过程，确保能够顺利调阅档案资料。
- 记住自己所保存的档案资料的销毁日期，到期即将其销毁。
- 一旦收到要求暂停销毁公司常规资料的通知，立刻停止对任何定期销毁文件的自动和人工销毁过程，切勿移动、修改或销毁任何处于法院接管范围的任何资料。
有关规定及相关要求可从网上查阅和打印，网址是http://info.itt.com/ethics/AccuracyOfRecords/default.htm。
如需进一步的帮助，请与以下法规咨询部门联系。
电子部件部： (714) 628-8455
运动与流动及流体控制部： (201) 760-5780
国防事业部： (703) 790-6316
ITT 公司总部： (914) 641-2051
我能否将资料副本带回家？
我参加了公司去年完成的一个项目并为自己留了副本。我想将这些文件副本带回家，这样做可以吗？
交流园地解答： 不行。这些资料和所有副本都属于 ITT，而不属于你个人，因此未经公司明确许可，你不可以取走或用于其他任何目的。这些资料必须保存在工作场所，直到保存期限结束，然后按规定销毁。员工还应知道，一旦发生法院调查或官司等事件，只要有关部门要求，即使是存放在家中的公司资料，也必须交出，用做官司或调查中的证据。