Kodex-Ecke

Unternehmensbelege:
Unsere Unternehmensverantwortung
Von Alan Leibowitz, Direktor für Corporate-Compliance-Programme (Programme zur Sicherung regelkonformen Verhaltens) und Sicherhei

Die Unternehmensbelege von ITT Industries sind wichtige Unternehmenswerte. Ebenso, wie Sie Ihre persönliche Daten sorgfältig dokumentieren und pflegen, beispielsweise Geburtsurkunde, Sozialausweis, Scheckheft und Reisepass, müssen auch unsere Unternehmensbelege entsprechend erstellt und gepflegt werden. 

Prüfungen und gesetzliche Vorschriften erlegen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern die Verantwortung auf, Unternehmensbelege richtig und genau zu erstellen und zu behandeln und sie für bestimmte Zeitspannen aufzubewahren, je nach Art und Zweck des Belegs. Es ist ein krimineller Akt, wissentlich einen Unternehmensbeleg zu erstellen, der ungenau, falsch oder irreführend ist; dazu gehören Rechnungen, Verträge, Leistungsbeschreibungen, Ausgabenberichte, Versanddokumente und andere Papier- oder elektronischen Belege.  

In einem Notfall oder wenn wir mit gutem Grund einen Prozess, eine staatliche Untersuchung oder ein ähnliches Verfahren annehmen müssen oder bereits in ein solches involviert sind, müssen wir unsere Belege schnell auffinden und abrufen können.

Unsere Verfahrensweise bei der Verwaltung von Belegen variiert je nach Inhalt und Art des Belegs. Nicht alle Dokumente, Nachrichten oder anderen Medien sind notwendigerweise Belege. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie einen bestimmten Unternehmensbeleg erstellen, behandeln, verwahren oder vernichten sollten, fragen Sie Ihren Vorgesetzten oder die Rechtsabteilung.

Unternehmensbelege gibt es in unterschiedlicher Form: als Papierdokument, Datenbank, E-Mail oder Instant Message, Voice Message, Diagramm oder Foto. Informationen können auf verschiedenen Medien festgehalten werden, zum Beispiel Festplatte, DVD, CD, Floppydisk, PDA, Mobiltelefon oder Voicemail-System, Server, Audio- oder Videotape oder Kamera. Alle Unternehmensbelege müssen jederzeit geprüft und untersucht werden können.

Mitarbeiter spielen während des gesamten Lebenszyklus von Belegen eine wichtige Rolle bei Erstellung, Handling, Speicherung und Vernichtung derselben. Sie müssen die Anforderungen kennen, die für die Belege gelten, mit denen Sie arbeiten. Wenn Sie Verfahrensweisen und Vorschriften nicht befolgen oder einen Beleg unvorschriftsmäßig vernichten oder ändern, kann dies für Sie und ITT zu Strafen oder Bußgeldern führen.

Sie müssen insbesondere jeden Beleg aufbewahren, der für ein derzeitiges oder potenzielles Gerichtsverfahren oder eine staatliche Untersuchung relevant ist oder sein könnte, selbst wenn die übliche Verfahrensweise zur Dokumentenaufbewahrung von ITT die Vernichtung dieses Belegs verlangt. Wenn Sie sich über Aufbewahrung oder Vernichtung eines beliebigen ITT-Dokumentes oder -Belegs nicht sicher sind, konsultieren Sie die ITT-Rechtsberatung.

Sie müssen:

  1. Ihre Belege organisieren. Beschriftung, Dokumentation und Aufbewahrung müssen leichten Zugriff gewährleisten.
  2. Die eingeführte Verfahrensweise zur Dokumentenaufbewahrung befolgen, regelmäßig vertrauliche oder geschützte Dokumente durch Shreddern oder andere beständige Methoden vernichten.
  3. Vorschriftsmäßig indizierte und beschriftete Belege zu den zugewiesenen Archivaufbewahrungsbereichen schicken.
  4. In Abständen Ihre Zugriffsverfahren überarbeiten und testen, um sicherzugehen, dass Ihre archivierten Belege zugänglich sind.
  5. Vernichtungstermine für in Ihrem Besitz befindliche Belege kennen und die Belege zum entsprechenden Zeitpunkt vernichten.
  6.  Wenn Sie die Nachricht erhalten, dass die üblichen Verfahrensweisen zur Dokumentenvernichtung ausgesetzt werden sollen, sofort jegliche automatische oder geplante Belegvernichtung stoppen und dürfen Belege, die unter gerichtlicher Verfügung stehen, nicht bewegen, ändern oder vernichten.

Ein ausdruckbares Dokument mit diesen Informationen sowie einigen ergänzenden Einzelheiten finden Sie unter http://info.itt.com/ethics/AccuracyOfRecords/default.htm

Weitere Unterstützung erhalten Sie, wenn Sie sich mit der jeweiligen Rechtsabteilung in Verbindung setzen: 

Electronic Components: (++1-714-)628-8455

Motion and Flow und Fluid: (++1-201-)760-5780

Defense: (++1-703-)790-6316

ITT Hauptsitz: (++1-914-)641-2051


 
  


Kann ich Kopien mit nach Hause nehmen?

Ich habe persönliche Kopien von Arbeiten, die ich für ein Unternehmensprojekt leistete, das im vergangenen Jahr abgeschlossen wurde. Ich würde diese Kopien gern mit nach Hause nehmen. Darf ich das?

Antwort: Nein. Die Belege und alle Kopien gehören ITT und nicht Ihnen, daher dürfen Sie sie ohne ausdrückliche Genehmigung des Unternehmens nicht entfernen oder für irgendeinen Zweck verwenden. Sie können vor Ort aufbewahrt werden, bis sie nicht mehr gebraucht werden, dann sollten sie vernichtet werden.  Sie sollten sich auch dessen bewusst sein, dass im Falle einer Untersuchung oder eines Gerichtsprozesses alle Unternehmensbelege, die bei Ihnen zu Hause aufbewahrt werden, auf Verlangen der Behörden oder anderer Parteien vorgelegt werden müssen und als Beweis in einem folgenden Verfahren oder einer Untersuchung verwendet werden können.