Rincón del Código
Registros de la empresa:
Nuestra responsabilidad institucional
Por Alan Leibowitz, Director de Programas de Cumplimiento Institucional y Seguridad
Para ITT Industries los registros comerciales son un valioso activo. De la misma manera que usted se toma el trabajo de obtener y resguardar registros personales, entre ellos el certificado de nacimiento, la tarjeta de la seguridad social, la chequera y el pasaporte, también nosotros debemos crear y conservar los registros comerciales de nuestra empresa.
La auditoría y las exigencias legales constituyen una responsabilidad que la empresa debe asumir junto a sus empleados para generar y manejar los registros comerciales con precisión y conservarlos durante los plazos previstos, según la naturaleza y fin de que se trate. Es un delito generar intencionalmente registros que sean imprecisos, falsos o engañosos, se trate de facturas, contratos, declaraciones de trabajo, rendiciones de gastos, documentos de embarque o cualquier otro registro impreso o en formato electrónico.
En una emergencia o bien si razonablemente prevemos o nos encontramos involucrados en una causa judicial, investigación del gobierno o procedimiento similar, tenemos que estar en condiciones de ubicar y recuperar nuestros registros de manera ágil.
Nuestra políticas para administrar registros varían según el contenido y el tipo del registro. No todos los documentos, mensajes u otros medios son, necesariamente, registros. Si no sabe con certeza cómo crear, manejar, conservar o destruir los registros de la empresa, consulte con su supervisor o con el Departamento Legal.
Los registros de la empresa se presentan de diversas formas: un documento impreso, una base de datos, un mensaje de correo electrónico o instantáneo, un mensaje de voz, un diagrama o una fotografía. La información puede residir en cualquier medio, incluso un disco rígido, DVD, CD, disco flexible, PDA, teléfono celular o sistema de correo de voz, servidor, audio, cinta de vídeo o cámara. Todos los registros de la empresa pueden ser objeto de auditoría e inspección en cualquier momento.
Los empleados juegan un rol esencial en la creación, manejo, almacenamiento y destrucción de registros durante todo su ciclo de vida. Debe comprender los requisitos que se aplican a los registros con los cuales trabaja. Tanto usted como ITT pueden ser objeto de sanciones o multas por no cumplir con las políticas y las reglamentaciones o bien por destruir o alterar un registro.
En particular, debe conservar todo registro que sea o pueda ser importante para un procedimiento legal o investigación del gobierno, tanto en curso como potencial, aún si la política de retención de documentos de ITT indica que debe ser destruido. Si no está seguro en cuanto a si debe conservar o destruir un documento o registro de ITT, consulte con el abogado de la empresa.
Usted debe:
- Organizar sus registros. Etiquetar, documentar y conservarlos para que se pueda acceder fácilmente a ellos.
- Cumplir con la política de retención de documentos establecida, en forma regular destruir los registros confidenciales o protegidos con las máquinas adecuadas u otro método permanente.
- Enviar los registros debidamente indizados y etiquetados a las áreas de archivo designadas.
- Revisar y probar sus métodos de recuperación periódicamente para asegurarse de que los archivos guardados sean accesibles.
- Tener presente las fechas de destrucción de los registros que están en su poder y destruirlos cuando corresponde.
- Cuando se le notifica que se suspenderán los procedimientos regulares de destrucción de documentos de la compañía, inmediatamente detenga la destrucción de registros automática o programada y no traslade, altere ni destruya los registros que deban conservarse legalmente.
Se puede descargar un folleto imprimible con esta y otra información en el sitio http://info.itt.com/ethics/AccuracyOfRecords/default.htm
Para solicitar más asistencia, póngase en contacto con el Departamento Legal que corresponda:
Componentes Electrónicos (714) 628-8455
Movimiento, flujo y fluidos: (201) 760-5780
Defensa: (703) 790-6316
Sede central de ITT: (914) 641-2051
¿Puedo llevarme copias a casa?
Tengo algunas copias personales de un trabajo que hice para un proyecto de la empresa el año pasado. Quisiera llevarlas a casa. ¿Puedo hacerlo?
Respuesta: No. Los registros y las todas las copias son propiedad de ITT no suyas; por lo tanto no puede sacarlas ni usarlas para ningún fin sin autorización expresa de la empresa. Se pueden guardar en el lugar hasta que ya no se las necesite y hay que luego destruirlas. También debe saber que en caso de que se lleve a cabo una investigación o un proceso legal, los registros que tenga en su casa deben ser presentados si las autoridades o las otras partes los piden, y se pueden utilizar como evidencia en un procedimiento o investigación posterior.