L'angolo del codice

Archivi aziendali:
una responsabilità condivisa
Di Alan Leibowitz, direttore dei Programmi di conformità e sicurezza aziendale

Gli archivi aziendali di ITT Industries rappresentano un partimonio di grande importanza. Così come prestiamo attenzione alla nostra documentazione personale, archiviando con cura il certificato di nascita, il libretto sanitario, il libretto degli assegni e il passaporto, anche gli archivi della nostra azienda devono essere adeguatamente creati e conservati. 

I requisiti legali e le prescrizioni in materia di revisione contabile impongono all'azienda e ai suoi dipendenti la responsabilità di realizzare e trattare gli archivi in modo accurato e di conservarli per i periodi previsti dalla legge, in base alla natura e alla finalità dei documenti. È reato creare deliberatamente un documento aziendale non accurato, falso o fuorviante, come ad esempio fatture, contratti, capitolati, note spese, documenti di trasporto e altri documenti cartacei o elettronici.   

In caso di emergenza, se abbiamo motivo di prevedere o siamo coinvolti in una controversia, in inchieste governative o procedimenti simili, dobbiamo essere in grado di trovare e recuperare sollecitamente i nostri documenti.

Le nostre politiche di gestione degli archivi variano in base al contenuto e al tipo di documento. Non tutti i documenti, i messaggi o altri supporti rappresentano necessariamente un atto ufficiale. In caso di dubbio su come creare, trattare, conservare o distruggere gli archivi aziendali, richiedete l'assistenza del vostro superiore o dell'Ufficio legale.

Gli archivi aziendali si presentano sotto diverse forme: documento cartaceo, database, messaggio di posta elettronica o istantaneo, messaggio vocale, grafico o fotografia. Le informazioni possono essere contenute in qualunque supporto, tra i quali dischi rigidi, DVD, CD, floppy disk, palmari, telefoni cellulari o sistemi di posta vocale, server, nastri audio o video o fotocamere. Tutti gli archivi aziendali possono essere soggetti a revisioni o controlli in qualunque momento.

I dipendenti rivestono un ruolo essenziale nella creazione, gestione, archiviazione e distruzione dei documenti durante il loro ciclo di vita. Voi dovete comprendere quali sono le norme che si applicano ai documenti con cui lavorate. Il mancato rispetto delle politiche e delle normative, l'irregolare distruzione o alterazione dei documenti possono sottoporre voi e ITT a sanzioni penali e pecuniarie.

In particolare, siete tenuti a conservare qualsiasi documento importante o potenzialmente tale per procedimenti legali o inchieste governative esistenti o potenziali, benché la politica standard di conservazione dei documenti di ITT ne preveda la distruzione. Qualora non siate certi se dover conservare o distruggere un qualunque documento o atto di ITT, richiedete l'assistenza dei consulenti di ITT.

Siete tenuti a:

  1. Organizzare i vostri archivi. Etichettateli, classificateli e conservateli in modo da consentirne un rapido accesso.
  2. Distruggere regolarmente i documenti di tipo confidenziale o proprietario mediante macchine distruggi documenti o altri sistemi permanenti, in base alla politica di conservazione dei documenti in vigore.
  3. Inviare gli archivi dotati di adeguati indici ed etichette alle apposite zone di conservazione.
  4. Rivedere e controllare periodicamente le procedure di recupero, così da accertare l'effettiva accessibilità dei file archiviati.
  5. Tenere sempre presenti le date di eliminazione previste, per eseguire la distruzione dei documenti in vostro possesso al momento opportuno.
  6.  Qualora doveste ricevere l'ordine di sospensione delle regolari procedure di distruzione dei documenti aziendali, sospendete immediatamente qualunque processo automatico o regolarmente programmato di distruzione dei documenti e non spostate, alterate o distruggete alcun documento posto sotto sigillo.

Potete trovare un dossier stampabile contenente queste e altre informazioni alla pagina http://info.itt.com/ethics/AccuracyOfRecords/default.htm

Per ulteriore assistenza, contattate i seguenti uffici legali competenti: 

Electronic Components: (714) 628-8455

Motion and Flow and Fluid: (201) 760-5780

Defense: (703) 790-6316

Sede ITT: (914) 641-2051


 
  


Posso portare a casa le copie?

Posseggo alcune copie personali del lavoro svolto nell'ambito di un progetto aziendale portato a termine l'anno scorso. Vorrei portare queste copie a casa: posso farlo?

Risposta: No. Gli archivi e tutte le copie appartengono a ITT, non a voi; pertanto, non potete rimuovere tali materiali o utilizzarli per qualunque scopo senza l'esplicita autorizzazione dell'azienda. I documenti possono essere conservati in loco finché non sono più necessari, dopodiché devono essere distrutti. Dovete anche essere consapevoli del fatto che, in caso di inchiesta o procedimento legale, qualsiasi documento aziendale conservato a casa vostra dovrà essere esibito qualora richiesto dalle autorità o da altri soggetti competenti e potrà essere utilizzato come prova in un procedimento o in un'inchiesta successiva.