L'angolo del codice:

Le regole fondamentali in materia di regali

Le vacanze si stanno avvicinando a gran velocità e molti di noi hanno già iniziato a pensare ai regali per amici e parenti. Un regalo scelto con attenzione può aiutarci a far capire al destinatario il nostro apprezzamento nei suoi riguardi e la gratitudine verso il suo sostegno. Sul lavoro, tuttavia, la questione dei regali merita un discorso particolare.

Ogni volta che sul luogo di lavoro viene scambiato un oggetto di valore si rischia di generare la percezione di un conflitto di interessi o di favoritismi. Gli omaggi personali (quelli pagati da voi stessi) sono generalmente ammessi, ma non devono essere mai pretesi o richiesti. Il costo di tali omaggi deve essere generalmente contenuto e appropriato in relazione al rapporto esistente con il beneficiario. I regali ai diretti superiori non sono raccomandati, ma se pensate che un omaggio sia appropriato, dovrà comunque essere un semplice segno di apprezzamento privo di valore economico.

Esprimere riconoscimento e ricompensare i meriti dei dipendenti è importante per ITT. Disponiamo di numerosi programmi destinati a riconoscere i successi dei dipendenti e i prestigiosi traguardi raggiunti (come gli anniversari di servizio, il pensionamento, ecc.). In alcune sedi si celebrano anche le festività locali e particolari eventi. Laddove a sostegno di tali attività si utilizzano i fondi dell'azienda, valgono alcune restrizioni:

• tutte queste attività e relative elargizioni devono essere approvate dalla direzione;
• i costi degli eventi e dei regali devono essere commisurati alla natura dell'attività; ogni eccesso deve essere evitato;
• i fondi ITT non possono essere utilizzati per l'acquisto di omaggi personali tra singoli dipendenti (ad esempio, regali per pensionamenti, compleanni o vacanze);
• i programmi di premi e doni (tranne gli eventi relativi ai principali traguardi professionali raggiunti) non devono includere il personale dirigente.    

Ai dipendenti è inoltre fatto divieto di utilizzare i fondi propri o dell'azienda per:

• sostenere attività o acquistare regali destinati a influenzare le decisioni dei dirigenti;
• associare ITT ad eventi contrari alla sezione "tolleranza" del nostro codice di condotta aziendale;
• dare adito in qualsiasi modo a favoritismi tra i dipendenti.

Queste restrizioni non si applicano ai programmi messi in atto nell'ambito di una politica aziendale. Sarà necessario stabilire linee guida locali per identificare eventi e regali consentiti (ad esempio, pranzi di reparto, doni per traguardi professionali e vacanze, ecc.). Il vostro locale ufficio Risorse umane può aiutare a stabilire se un regalo o un evento è appropriato e quali autorizzazioni sono richieste.

 

Offrire un riconoscimento adeguato all'apprezzamento che si desidera esprimere

Il mio team ha svolto un lavoro eccezionale su un progetto di importanza fondamentale per la nostra attività locale. Hanno dedicato ore a ore a questo impegno senza mai lamentarsi. Vorrei fare qualcosa di speciale per i dipendenti e le loro famiglie, per testimoniare loro l'apprezzamento mio e di ITT. Devo tenere conto di qualche disposizione del codice di condotta aziendale per queste situazioni?

R: Innanzitutto, grazie per aver posto la domanda. Chiedere un consiglio è il miglior approccio da adottare quando non si è certi di come gestire una decisione problematica.

Mi sembra di capire che Lei sia a capo di un team eccezionale e che ITT dovrebbe fare qualcosa per mostrare il proprio apprezzamento nei confronti del loro impegno, che va oltre le normali mansioni lavorative. Dobbiamo tuttavia prestare attenzione, al fine di scegliere modalità adeguate di ricompensa. In genere, queste ricompense si traducono in un riconoscimento da attribuire nel quadro dei programmi di premio stabiliti o di programmi di incentivazione esistenti. Qualsiasi premio straordinario (ad esempio, viaggi o regali costosi, ecc.) richiede l'approvazione del presidente della vostra società di gestione. Per forme più modeste di riconoscimento o premio al di fuori dei programmi ufficialmente in atto sarà necessario parlarne con i responsabili locali, e ottenere la loro autorizzazione. In simili casi, un buon pranzo (o cena) potrebbe essere un premio adeguato, sempre con il consenso dei responsabili. Ancora una raccomandazione: non dovete mai trarre vantaggi personali dai riconoscimenti destinati ai vostri dipendenti.

Inviate i vostri quesiti e commenti a codecorner@itt.com.