Rincón del Código:

El guardar secretos nos coloca en ventaja

Cómo se puede proteger informaciones valiosas de propiedad exclusiva

Mientras que se esconde la mayoría de los secretos, los llamados "secretos comerciales" parecerían estar totalmente a la vista en establecimientos de ITT: sobre escritorios, pantallas de computadoras, pizarrones blancos y mesas de dibujo de la compañía. Muchos de ustedes trabajan a diario con secretos comerciales, y los comparten con asociados, clientes y socios de cadena de suministro de ITT. De hecho, la mayor parte de los secretos comerciales de nuestra compañía se origina con empleados como ustedes.

¿Ya has compilado listas de clientes, cifras de ventas, hojas de precios, presupuestos o previsiones comerciales, o inventado un proceso nuevo que mejore la manera en que se realiza una tarea? Si es así, tu eres originador de un secreto comercial de ITT, también conocido como "información de propiedad exclusiva" porque fue desarrollada dentro o para la compañía para brindar un beneficio económico y, por lo tanto, nos pertenece.

La información exclusiva tiene muchas formas. ¿El programa de software que desarrollaste para acelerar la producción en la planta? ¿El nuevo procedimiento de manufactura que elimina el desperdicio de materias primas? ¿El layout de área de trabajo revisado que mejora el flujo de trabajo? Todos estos son propiedad exclusiva. Y también lo son los descubrimientos, fórmulas, resultados de pruebas y documentos de investigación no publicados originados por Investigación y Desarrollo. Bosquejos, modelos, especificaciones, planes de marketing, planes de adquisición, acciones de personal y datos financieros son apenas algunos ejemplos más.

Para que un material sea un secreto comercial de propiedad exclusiva, debe reunir otros dos requisitos, además de tener valor económico. "La información no debe ser pública, o sea, no debe ser conocida en general o fácilmente establecida en la industria relevante", explica Peter Van Winkle, consejero principal de propiedad de intelectual de ITT. En segundo lugar, se debe tomar medidas razonables para mantener la información debajo de nuestros sombreros y dentro de los límites de nuestras paredes.

"Estas medidas no necesitan ser drásticas", dijo Van Winkle. "Simplemente, necesitan ser razonables bajo las circunstancias para proteger la confidencialidad de la información". El esfuerzo de confidencialidad y valor económico van unidos de la mano -- una información no se considerará de gran valor como secreto comercial si no podemos demostrar que se hizo un esfuerzo razonable para mantener la confidencialidad de dicha información.

ITT toma una serie de medidas para proteger informaciones delicadas. Por ejemplo, la compañía limita el acceso a aquellos que necesiten la información para realizar sus tareas. Los visitantes deben registrarse al ingresar, son acompañados y deben usar credenciales de visitante. Nuevos contratados, consultores, proveedores y otros asociados de negocios deben firmar acuerdos de no divulgación. Se realizan entrevistas de salida para recordar a los empleados que dejen la compañía de que sus obligaciones de confidencialidad existen incluso después de haber dejado la empresa. 

"También debemos proteger nuestros datos electrónicos", señala el director de medio ambiente, salud y seguridad de ITT, Alan Leibowitz. "Cualquier dato de propiedad exclusiva en dispositivos de almacenaje de datos o laptops debe ser protegido por contraseña y cifrado antes de ser retirado de un establecimiento de ITT". El TI local puede ayudar a asegurar que se hayan tomado medidas de seguridad adecuadas.

 "Necesitamos tener el mismo nivel de respeto por la información confidencial de terceros que tenemos por la nuestra", dijo Cornett Lewers, consejera principal y directora de programas de cumplimiento corporativos de ITT. El Código de Conducta Corporativa trata de la información confidencial en una serie de áreas, incluidos Recursos Humanos, Propiedad Intelectual, Negocios Internacionales y Seguridad.

Los clientes y proveedores suelen compartir sus secretos comerciales con nosotros. La información clasificada del gobierno e información de exportación protegida es extremamente delicada. Asimismo, no subestimen la importancia de los datos personales de empleados. Estos registros deben mantenerse precisos, actualizados, libres de información superflua y, sobre todo, protegidos como privados.

 

Haz tu parte para proteger nuestros datos

Es mucho lo que como empleado individual puedes hacer para proteger los secretos comerciales que nos proporcionan una ventaja con relación a la competencia. El consejero principal de ITT Peter Van Winkle recomienda lo siguiente:

• Respeta la política de correo electrónico que prohíbe el envío de información confidencial a direcciones de correo electrónico de terceros sin aprobación previa.
• Usa protectores de pantalla, y no compartas contraseñas de computadora.
• Retira los papeles de trabajo de tu escritorio de noche, y coloca los documentos confidenciales en un mueble de archivo bajo llave.
• Sigue los procedimientos de registro de visitantes al entrar, acompañamiento y exhibición de credencial.
• Destruye los materiales delicados cuando ya no sean necesarios.
• Coloca marcas confidenciales en documentos confidenciales.
• Elimina informaciones de propiedad exclusiva en discursos públicos, materiales de marketing y presentaciones para evitar divulgaciones no deseadas.
• Contacta el Departamento Legal de ITT cuando surjan dudas con relación a la protección de información de propiedad exclusiva.