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L’angolo del codice: Mantenere i segreti ci mantiene al vertice Come potete aiutare a salvaguardare informazioni proprietarie preziose
Sebbene la maggior parte dei segreti venga tenuta nascosta, il genere denominato "segreti industriali" può apparire ben in vista all’interno delle strutture ITT: su scrivanie, schermi dei computer, lavagne e tavoli da disegno. Molti di voi lavorano abitualmente con segreti industriali, e li condividono con associati ITT, clienti e partner della catena di fornitura. In effetti, la gran parte dei segreti industriali della nostra società proviene da dipendenti esattamente come voi. Avete mai compilato elenchi di clienti, cifre riguardanti l’ammontare delle vendite, listini prezzi, preventivi o previsioni commerciali, oppure avete mai concepito un nuovo processo che migliora il modo di svolgere un particolare compito? In caso affermativo, siete il creatore di un segreto industriale di ITT, chiamato anche "informazione proprietaria" perché il suo sviluppo è avvenuto all’interno della società o per il beneficio economico della stessa e, di conseguenza, appartiene a noi. Le informazioni proprietarie assumono molteplici forme. Il programma software che avete sviluppato per velocizzare la produzione nello stabilimento? La nuova procedura di fabbricazione che elimina scarti di materia prima? Il layout dell’area di lavoro riveduto che migliora il flusso di lavoro? Tutte queste sono considerate informazioni proprietarie. E così pure lo sono le scoperte, le formule, i risultati di prove e i documenti di ricerca non pubblicati che sono frutto della sezione Ricerca & Sviluppo. Schizzi, modelli, specifiche, piani di marketing, piani di acquisizione, azioni del personale e dati finanziari non sono che alcuni ulteriori esempi. Perché del materiale abbia la qualifica di segreto industriale proprietario, deve soddisfare altri due requisiti, oltre a quello di avere un valore economico. "Le informazioni non devono essere di dominio pubblico, ossia non devono essere note a livello generale o prontamente verificabili nel settore d’interesse", ha spiegato Peter Van Winkle, consulente anziano per la proprietà intellettuale di ITT. In secondo luogo, devono essere adottate misure ragionevoli per evitare la divulgazione delle informazioni e mantenerle fra le nostre “mura”. "Queste misure non devono necessariamente essere drastiche", ha dichiarato Van Winkle. "Devono solo essere ragionevoli, date le circostanze, per proteggere la segretezza delle informazioni." Lo sforzo di segretezza e il valore economico sono strettamente correlati -- l’informazione non sarà considerata di grande valore come segreto industriale, se non possiamo dimostrare che è stato profuso uno sforzo ragionevole per mantenerla segreta. ITT adotta un certo numero di precauzioni per proteggere le informazioni sensibili. Ad esempio, la società limita l’accesso a coloro che necessitano delle informazioni per svolgere le loro mansioni. I visitatori sono invitati a registrarsi all’entrata, vengono accompagnati e devono indossare dei badge di riconoscimento. Nuovi assunti, consulenti, fornitori e altri business partner devono sottoscrivere degli accordi di non divulgazione. Vengono condotti dei colloqui di fine rapporto per rammentare ai dipendenti dimissionari i loro obblighi di riservatezza, che rimangono in vigore anche dopo che hanno lasciato la società. “Dobbiamo proteggere anche i dati elettronici”, ha sottolineato Alan Leibowitz, direttore per ambiente, salute e sicurezza di ITT. “Tutti i dati proprietari di ITT su dispositivi di memorizzazione dati o computer portatili devono essere protetti mediante password e cifrati prima di essere portati fuori da una sede ITT.” L’ufficio IT locale può essere d’aiuto per assicurare che sia garantita la sicurezza adeguata. “Dobbiamo estendere alle informazioni proprietarie altrui lo stesso livello di attenzione che riserviamo alle nostre”, ha affermato Cornett Lewers, senior counsel e direttore dei programmi di corporate compliance di ITT. Il Codice di Comportamento Aziendale tratta le informazioni riservate in un certo numero di aree, fra cui Risorse Umane, Proprietà Intellettuale, Sicurezza e Attività Internazionale. Clienti e fornitori condividono spesso i loro segreti industriali con noi. Le informazioni protette contro l’esportazione e classificate dal governo sono estremamente sensibili. Non bisogna inoltre sottovalutare l’importanza dei dati personali dei dipendenti. Queste registrazioni devono essere sempre accurate, aggiornate, sfrondate da informazioni estranee e soprattutto protette come confidenziali. La protezione
delle informazioni riservate è un imperativo aziendale, un aspetto cruciale
per la creazione di valore e per il nostro successo come società.
"Questa protezione è prescritta a norma di legge in quasi tutti i
paesi", continua Lewers, “ed è un pilastro dei core values etici
ITT. Di fatto, la protezione delle informazioni riservate fa parte della
nostra definizione di onestà.”
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Fate la vostra parte per proteggere i nostri dati? Sono molte le cose che voi, come singoli dipendenti, potete fare per salvaguardare i segreti industriali che ci danno un margine sulla concorrenza. Il senior counsel ITT, Peter Van Winkle consiglia la seguente condotta:
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