Rincón del Código:
Cuestionario sobre Controles y Procedimientos de Divulgación (DC&P, por su sigla en inglés)
No se alarme si recibe una invitación para completar un Cuestionario sobre Controles y Procedimientos de Divulgación (DC&P) en los próximos meses, incluso si nunca se le ha solicitado hacerlo anteriormente. Esta encuesta quincenal breve y anónima es otra oportunidad, como los Puntos de Contacto que figuran en el Código de Conducta Corporativa, para plantear cualquier inquietud que pueda tener relacionada con el cumplimiento.
Los controles y procedimientos de divulgación están diseñados para garantizar que nuestros informes y documentos públicos sean completos, precisos y honestos. Esto requiere que la información respecto del cumplimiento sea recolectada y comunicada a la gerencia de manera exhaustiva y coherente, permitiendo decisiones oportunas respecto de la divulgación exigida. Algunos temas relacionados con el cumplimiento deben ser divulgados internamente a niveles más altos de gerencia, otras áreas funcionales o al directorio. Otros deben ser divulgados públicamente a agencias reguladoras, investigadores del gobierno o accionistas.
El Comité de Divulgación de ITT, que incluye a nuestros líderes de relaciones corporativas, cumplimiento, Medio Ambiente, Seguridad y Salud (ESH, por su sigla en inglés), auditoría, finanzas, recursos humanos y a nuestros líderes legales, se reúne al menos quincenalmente para considerar y evaluar la cantidad de información y repasar obligaciones de divulgación.
El cuestionario DC&P brinda un vehículo confidencial para que los empleados se aseguren de que la gerencia esté al tanto de temas y preocupaciones relacionados con el cumplimiento, y permite que la gerencia trate estos temas, entre ellos la necesidad de divulgación pública. Las preguntas tratan temas como conflictos de interés, ESH, cumplimiento de exportaciones y fraude.
La encuesta se realiza desde 2004, pero las preguntas y la audiencia meta siguen puliéndose. El objetivo de la lista de invitados es incluir a todos los individuos con responsabilidad que les permitirá responder a todas las preguntas. Esto incluye como mínimo a:
- Todos los ejecutivos (a partir del grado 19);
- El Gerente General o el principal tomador de decisiones en cada lugar; y
- El empleado con mayor antigüedad dentro de cada área funcional de cada lugar.
Quincenalmente los controladores reanalizan sus listas y envían invitaciones para participar en la encuesta. Usted puede comenzar a recibir invitaciones en cualquier momento y debe tener la libertad de contactar a su controlador para pedirle el enlace.
Todos los participantes acceden al cuestionario con el mismo nombre de usuario y la misma contraseña, por lo que los usuarios individuales no pueden ser identificados. La encuesta sí solicita determinada información demográfica para garantizar que podamos hacer un seguimiento confidencial de cualquiera de los temas de cumplimiento que surjan. Auditoría Interna recibe las respuestas para asegurarse de que el Comité de Divulgación trate y analice todos los temas.
Si usted recibe una invitación para completar la encuesta, por favor tómese el tiempo para contestar incluso si no tiene nada que informar. La precisión de nuestros informes y documentos depende de la participación activa de todos nosotros. Esta solamente es una de las maneras en las que demostramos nuestro compromiso constante con hacer lo correcto.
¿Por qué sigo recibiendo recordatorios después de haber respondido al Cuestionario de Controles y Procedimientos de Divulgación (DC&P)?
R. No existe manera de determinar quién ha respondido la encuesta. Esto garantiza la integridad de la información, pero significa que la única manera de recordarle a quien no haya respondido es recordarles a todos. Si usted recibe un recordatorio después de haber completado la encuesta, ¡por favor ignórelo y sepa que apreciamos su participación!
Para obtener más información sobre el cuestionario de Controles y Procedimientos de Divulgación (DC&P), por favor escriba a internal.audit@itt.com o comuníquese con Nancy Kenney directamente al (914) 641-2086 o a nancy.kenney@itt.com.