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Questionnaire sur les Contrôles & procédures d'information

Ne vous inquiétez pas si vous recevez une invitation à répondre au questionnaire Contrôles & procédures d'information ces prochains mois, même si vous l'avez déjà fait dans le passé. Cette enquête trimestrielle, brève et anonyme, est une opportunité complémentaire, de même que les points de contact indiqués dans le Code de déontologie, d'aborder les problèmes de conformité que vous pouvez rencontrer.

Les contrôles & procédures d'information nous permettent de nous assurer que nos comptes-rendus et nos documents publics sont complets, précis et honnêtes. Pour cela, les informations en matière de conformité doivent être collectées et communiquées à la direction de façon cohérente et exhaustive afin de lui permettre de prendre des décisions ponctuelles au sujet des informations requises. Certains points de conformité doivent être communiqués au niveau interne aux niveaux supérieurs de la hiérarchie, à d'autres zones fonctionnelles ou au conseil d'administration. D'autres doivent être communiqués publiquement aux organismes de régulation, investigateurs gouvernementaux ou actionnaires.

Le comité d'information ITT, qui regroupe nos responsables relations, conformité, ESH, audit, finances, ressources humaines ainsi que nos leaders juridiques, se réunissent au minimum chaque trimestre pour examiner et évaluer l'importance des informations et revoir les obligations de communication de ces dernières.

Le questionnaire fournit au personnel un véhicule confidentiel garantissant que la direction soit informée des problèmes et des questions liés à la conformité et qui lui permet de régler ces problèmes, y compris celui de l'information publique. Les questions traitent des conflits d'intérêt, de l'ESH, de la conformité de l'exportation et des fraudes.

Cette enquête a été instituée en 2004, mais les questions et l'auditoire-cible sont affinés constamment. La liste des personnes concernées est conçue pour comprendre tous ceux dont les responsabilités leur permettent de répondre à toutes les questions. Ces personnes comprennent au minimum :

• Tous les cadres (rang 19 et au-delà) ;
• Le DG ou le preneur de décision en chef de chaque établissement ; et
• Le premier responsable de chaque secteur fonctionnel de chaque établissement.

Chaque trimestre, les contrôleurs revoient leur liste et envoient des invitations à participer à l'enquête. Vous pouvez commencer à recevoir des invitations à tout moment et êtes libre de contacter votre contrôleur pour lui demander le lien correspondant.

Tous les participants s'enregistrent sous le même nom d'utilisateur et avec le même mot de passe afin d'empêcher toute identification. Le questionnaire comporte quelques demandes d'information démographique pour nous permettre le suivi de tous les problèmes de conformité posés. Un audit interne reçoit les réponses et veille à ce que tous les problèmes soient traités avec le comité d'information.

 

Je continue à recevoir des rappels après avoir répondu au questionnaire Contrôles & procédures d'information. Pourquoi ?

R. Nous n'avons aucun moyen d'identifier les personnes ayant répondu au questionnaire. Cette précaution garantit l'intégrité des informations, mais cela signifie également que le seul moyen de rappeler à ceux qui n'ont pas encore répondu qu'ils doivent le faire est de s'adresser à tout le monde. Si vous recevez un rappel après avoir répondu au questionnaire, n'en tenez pas compte et sachez que nous apprécions votre participation !

Pour davantage d'informations sur le questionnaire Contrôles & procédures d'information, merci d'écrire à l'adresse suivante : internal.audit@itt.com ou de contacter directement Nancy Kenney au (914) 641-2086 ou à l'adresse nancy.kenney@itt.com.