L’angolo del codice: Questionario su Controlli & Procedure di Divulgazione (DC&P) Non allarmatevi se nei prossimi mesi ricevete un invito a compilare un questionario su Controlli & Procedure di Divulgazione (DC&P), anche se non vi è mai stato chiesto prima. Questa indagine trimestrale, anonima e concisa, è un’altra opportunità, come i Punti di Contatto elencati nel Codice di Condotta Aziendale, per avanzare eventuali perplessità in materia di conformità. I controlli e le procedure di divulgazione hanno lo scopo di assicurare che i nostri rapporti e documenti pubblici siano completi, precisi e corretti. Questo richiede la raccolta di informazioni su questioni di conformità e la loro comunicazione al management in maniera esauriente e coerente, per consentire decisioni puntuali riguardo alla divulgazione richiesta. Alcune questioni relative alla conformità devono essere divulgate internamente a livelli di management superiori, ad altre aree funzionali oppure al consiglio di amministrazione. Altre devono essere divulgate pubblicamente ad agenzie di regolamentazione, ispettori governativi o azionisti. Il Comitato di Divulgazione di ITT, che comprende i leader di relazioni aziendali, conformità, ESH, audit, finanza, risorse umane e ufficio legale, si riunisce almeno una volta ogni trimestre per analizzare e valutare la rilevanza delle informazioni e rivedere gli obblighi di divulgazione. Il questionario DC&P costituisce un mezzo confidenziale per i dipendenti per assicurare che il management sia messo al corrente di questioni e preoccupazioni in materia di conformità, e permette al management stesso di risolvere tali questioni, compresa l’esigenza di una divulgazione pubblica. Le domande riguardano argomenti quali conflitto di interessi, ESH, conformità delle esportazioni e frode. L’indagine è stata avviata nel 2004, ma le questioni e il pubblico target sono oggetto di perfezionamento continuo. La lista degli invitati include tutte le persone con responsabilità che permettono loro di rispondere a tutte le domande. Ciò comprende almeno: Tutti gli executive (livello 19 e superiore); Il GM o il responsabile delle decisioni presso ogni sede; e La persona più anziana all’interno di ciascuna area funzionale presso ogni sede. Ogni trimestre gli ispettori rivedono le loro liste e inviano gli inviti a partecipare all’indagine. Potete iniziare a ricevere l’invito in qualunque momento e dovete sentirvi liberi di contattare il vostro ispettore per chiedere il link. Tutti i partecipanti si collegano utilizzando lo stesso username e la stessa password, per cui i singoli utenti non possono essere identificati. L’indagine chiede alcune informazioni demografiche limitate per permetterci di seguire in maniera riservata le questioni di conformità che vengono sollevate. L’ufficio Audit Interno riceve le risposte per assicurare che ogni questione sia presa in considerazione e analizzata con il Comitato di Divulgazione. Se ricevete un invito a completare il questionario per l’indagine, prendetevi il tempo di rispondere anche se non avete niente da riferire. La precisione dei nostri rapporti e documenti dipende dalla partecipazione attiva di ciascuno di noi. Questo è soltanto uno dei modi in cui noi diamo prova del nostro impegno a fare sempre la cosa giusta.			Perché continuo a ricevere solleciti anche dopo che ho risposto al questionario su Controlli & Procedure di Divulgazione (DC&P)? A. Coloro che rispondono all’inchiesta non possono essere identificati. Questo assicura l’integrità delle informazioni, ma significa altresì che l’unico modo per sollecitare le persone che non hanno risposto è di sollecitare tutti. Se ricevete un sollecito dopo che avete già compilato il questionario, non tenetene conto e sappiate che apprezziamo la vostra partecipazione! Per maggiori informazioni sul questionario su Controlli & Procedure di Divulgazione (DC&P) scrivete a internal.audit@itt.com oppure contattate Nancy Kenney direttamente al numero (914) 641-2086 o all’indirizzo nancy.kenney@itt.com.