准则交流园地：
遵循这些规则
处理公司记录
ITT 的业务记录 是公司的重要资产。我们作为个人，会认真记录和保存自己的信息资料，例如自己的出生证书、社会保险卡、支票本及护照等。同理，企业的业务资料也必须得到妥善记录和保存]
审计法规要求所有企业及其员工准确记录和处理企业业务资料，并按照资料的性质和重要程度规定保存期限. 故意制造不准确的、虚假的或误导性的公司记录是一种犯罪，这些记录可包括发票、合同、工作陈述、业务支出报告、运输文件，以及其他各种书面文件和电子文件。
在紧急情况下，或者在合理预计即将或已经进入企业清算、政府调查或类似诉讼过程时，我们必须能够及时迅速找到和调出所需的资料。
对资料管理，公司依据资料的内容和性质制订了不同的规定。并非所有文件、信息或储存媒体都在“记录”的范畴之内。如果你不能确定如何记录、处理、保存或销毁任何公司记录，请向自己的上级主管或法律咨询部门请教。
公司资料有多种形式：如书面文件、数据库、电子邮件或即时短信、语音记录、图纸或照片等。公司信息可以保存在任何媒体中，包括硬盘、DVD、CD、软盘、PDA、手机或语音信箱、服务器、录音或录像带，以及照相机，等等。公司的任何资料都可能在任何时候接受检查和审计。
对任何资料的创建、处理、保存和销毁，员工的作用至为关键。所有员工都必须了解如何正确保护与自己工作相关的任何资料。如果违反公司的资料保护政策和规定，或者不恰当地销毁或修改这些资料，将受到 ITT 的纪律处分和惩罚。
特别是，即使 ITT 的标准文件保存规定要求你销毁某些文件资料，但这些资料涉及或可能涉及到任何目前或潜在诉讼官司或政府调查，员工仍必须妥加保存。如果你不能确定 ITT 的哪些文件或记录需要保存或销毁，应该向 ITT 的有关人员咨询。
作为员工，你必须：
- 妥善整理自己的业务资料。认真标记、记录和归档，随时备用和备查。
- 按照规定通过碎纸机或其他永久销毁方式定期处理保密记录或专属资料。
- 按规定将资料妥善整理和标记后，送入档案存放区。
- 定期复查和测试自己的资料调阅过程，确保能够顺利调阅档案资料。
- 记住自己所保存的档案资料的销毁日期，到期即将其销毁。
- 当你收到要求暂时停止执行销毁常规文件的通知时，你必须立刻停止执行任何自动的或常规性的文件记录销毁程序，不得转移，修改或销毁法令指示必须封存的任何文件记录。
我能否将资料副本带回家？
我参加了公司去年完成的一个项目并为自己留了副本。我想将这些文件副本带回家。这样做可以吗？
回答：不可以。这些资料和所有副本都属于 ITT，而不属于你个人；因此未经公司明确许可，你不可以取走或用于其他任何目的。这些资料可以保存在工作现场，直到不再需要为止，然后可以按照规定予以销毁。你还应该记住，如果发生立案调查或官司，有关当局或其他方面有权利要求你把储存在你家中的任何公司文件记录都复制并交出，并且这些文件可能作为此后的诉讼或调查证据。