Kodex-Ecke:

Befolgen Sie diese Vorschriften bezüglich betrieblicher Unterlagen

Die geschäftlichen Unterlagen von ITT sind ein wichtiges Gut des Unternehmens. Genauso, wie Sie Ihre persönlichen Daten sorgfätig dokumentieren und aufbewahren, wie zum Beispiel Geburtsurkunde, Sozialversicherungsausweis, Scheckheft und Reisepass, müssen auch die geschäftlichen Unterlagen unseres Unternehmens in geeigneter Weise erstellt und aufbewahrt werden. 

Prüfungen und gesetzliche Vorschriften erlegen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern die Verantwortung auf, geschäftliche Unterlagen akkurat zu erstellen und zu behandeln und sie über festgelegte Zeiträume hin aufzubewahren, je nach Wesen und Zweck der jeweiligen Unterlagen. Es gilt als Straftat, absichtlich ungenaue, falsche oder irreführende geschäftliche Unterlagen zu erstellen, zum Beispiel Rechnungen, Verträge, Leistungsspezifikationen, Spesenabrechnungen, Lieferdokumente und andere Papier- oder elektronischen Belege.  

Im Notfall oder wenn wir mit gutem Grund einen Rechtsstreit, staatliche Untersuchungen oder ähnliche Verfahren vorhersehen oder bereits darin verwickelt sind, müssen wir in der Lage sein, unsere Unterlagen schnell aufzufinden und herbeizuschaffen.

Unsere Verfahrensweisen bei der Verwaltung von Unterlagen variieren je nach Inhalt und Art der Unterlagen. Nicht alle Dokumente, Mitteilungen und andere Medien sind notwendigerweise Unterlagen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie bestimmte betriebliche Unterlagen erstellen, handhaben, aufbewahren oder vernichten sollen, fragen Sie Ihren Vorgesetzten oder die Rechtsabteilung.

Betriebliche Unterlagen haben unterschiedliche Formen, es gibt sie als Papierdokument, Datenbank, E-Mail oder Instant Message, gesprochene Mitteilung, grafische Darstellung oder Fotografie. Daten können sich auf oder in verschiedenen Medien befinden: Festplatte, DVD, CD, Diskette, PDA, Mobiltelefon oder Voicemailsystem, Server, Audio- oder Videoband, Kamera. Alle betrieblichen Unterlagen können jederzeit einer Prüfung (Audit) oder Inspektion unterzogen werden.

Die Mitarbeiter spielen während des gesamten Lebenszyklus von Unterlagen eine wichtige Rolle bei deren Erstellung, Handhabung, Ablage und Vernichtung. Sie müssen die Anforderungen kennen, die für die Unterlagen gelten, mit denen Sie arbeiten. Wenn Sie sich nicht an die Verfahrensweisen oder Vorschriften halten oder ein Dokument in ungeeigneter Weise vernichten oder ändern, dann kann das für Sie und ITT zu Strafen und Geldbußen führen.

Sie müssen insbesondere alle Unterlagen aufbewahren, die für ein laufendes oder potenzielles Gerichtsverfahren oder eine staatliche Untersuchung von Bedeutung sein können, selbst wenn das übliche Dokumentenaufbewahrungsverfahren von ITT die Vernichtung dieses Dokuments verlangt. Wenn Sie sich in Bezug auf die Erhaltung oder Vernichtung von ITT-Dokumenten oder -Aufzeichnungen nicht sicher sind, fragen Sie einen ITT-Berater.

Sie müssen:

1. Ihre Unterlagen organisieren und sie so beschriften, dokumentieren und aufbewahren, dass Sie sie leicht finden.
2. Vertrauliche oder geschützte Unterlagen regelmäßig durch Schreddern oder andere dauerhafte Methoden vernichten.
3. Mit entsprechendem Register und Beschriftung versehene Unterlagen zu den vorgesehenen Archivablagebereichen schicken.
4. Ihre Verfahren zum Herbeischaffen von Unterlagen in regelmäßigen Abständen überprüfen und ausprobieren um sicherzustellen, dass Ihre archivierten Akten zugänglich sind.
5. Die Vernichtungsdaten für in Ihrem Besitz befindliche Unterlagen kennen und diese zum entsprechenden Zeitpunkt vernichten.
6. Sofort jedes automatische oder regulär angesetzte Dokumentenvernichtungsverfahren stoppen, wenn Sie die Mitteilung erhalten, dass die regulären Vernichtungsverfahren für betriebliche Unterlagen ausgesetzt sind, und sie dürfen Unterlagen in gerichtlichem Gewahrsam nicht von ihrem Ort entfernen, ändern oder vernichten.

 

Kann ich Kopien mit nach Hause nehmen?

Ich habe persönliche Kopien von Arbeiten an einem im vergangenen Jahr abgeschlossenen Projekt des Unternehmens. Ich würde diese Kopien gern mit nach Hause nehmen. Darf ich das?

A. Nein. Die Unterlagen und alle Kopien gehören ITT, nicht Ihnen, deshalb dürfen Sie sie nicht ohne ausdrückliche Genehmigung des Unternehmens entfernen oder für irgendeinen Zweck verwenden. Sie können im Unternehmen aufbewahrt werden, bis sie nicht mehr benötigt werden, dann sollten sie vernichtet werden. Sie sollten außerdem wissen, dass im Falle einer Untersuchung oder eines Gerichtsverfahrens alle Unterlagen des Unternehmens, die sich bei Ihnen zu Hause befinden, auf Verlangen der Behörden oder anderer Parteien vorgelegt werden müssen und in einem folgenden Prozess oder einer Untersuchung als Beweismaterial verwendet werden können!