Rincón del Código:
Siga estas reglas sobre los registros de la compañía
Los registros comerciales de ITT son un valioso activo. De la misma manera que usted se toma el trabajo de obtener y resguardar registros personales, entre ellos el certificado de nacimiento, la tarjeta de la seguridad social, la chequera y el pasaporte, también nosotros debemos crear y conservar adecuadamente los registros comerciales de nuestra empresa.
La auditoría y las exigencias legales constituyen una responsabilidad que la empresa debe asumir junto a sus empleados para generar y manejar los registros comerciales con precisión y conservarlos durante los plazos previstos, según la naturaleza y fin del registro. Es un delito generar intencionalmente registros que sean imprecisos, falsos o engañosos, se trate de facturas, contratos, declaraciones de trabajo, rendiciones de gastos, documentos de embarque o cualquier otro registro impreso o en formato electrónico.
En una emergencia o bien si razonablemente prevemos o nos encontramos involucrados en una causa judicial, investigación del gobierno o un procedimiento similar, tenemos que estar en condiciones de ubicar y recuperar nuestros registros de manera ágil.
Nuestra políticas para administrar registros varían según el contenido y el tipo del registro. No todos los documentos, mensajes u otros medios son, necesariamente, registros. Si no sabe con certeza cómo crear, manejar, conservar o destruir los registros de la empresa, consulte con su supervisor o con el Departamento Legal.
Los registros de la empresa se presentan de diversas formas: un documento impreso, una base de datos, un mensaje de correo electrónico o mensaje instantáneo, un mensaje de voz, un diagrama o una fotografía. La información puede almacenarse en cualquier medio, entre ellos un disco rígido, DVD, CD, disco flexible, PDA, teléfono celular o sistema de correo de voz, servidor, audio, cinta de vídeo o cámara. Todos los registros de la empresa pueden ser objeto de auditoría e inspección en cualquier momento.
Los empleados juegan un rol esencial en la creación, el manejo, el almacenamiento y la destrucción de registros durante todo su ciclo de vida. Debe comprender los requisitos que se aplican a los registros con los cuales trabaja. Tanto usted como ITT pueden ser objeto de sanciones o multas por no cumplir con las políticas y las reglamentaciones o bien por destruir o alterar un registro.
En particular, debe conservar todo registro que sea o pueda ser importante para un procedimiento legal o una investigación del gobierno, tanto en curso como potencial, aun si la política de retención de documentos de ITT indica que debe ser destruido. Si no está seguro en cuanto a si debe conservar o destruir un documento o registro de ITT, consulte con el abogado de la empresa.
Usted debe:
- Organizar sus registros. Etiquetar, documentar y conservarlos para que se pueda acceder fácilmente a ellos.
- Desechar habitualmente registros confidenciales o de propiedad exclusiva triturándolos o utilizando otros métodos permanentes.
- Enviar los registros debidamente indexados y etiquetados a las áreas de archivo designadas.
- Revisar y probar sus métodos de recuperación periódicamente para asegurarse de que los archivos guardados sean accesibles.
- Tener presente las fechas de destrucción de los registros que están en su poder y destruirlos cuando corresponda.
- Cuando se le notifica que se suspenderán los procedimientos regulares de destrucción de documentos de la compañía, detenga inmediatamente la destrucción de registros automática o programada, y no traslade, altere ni destruya los registros que deban conservarse legalmente.
¿Puedo llevarme copias a casa?
Tengo algunas copias personales de un trabajo que hice para un proyecto de la empresa el año pasado. Quisiera llevarlas a casa. ¿Puedo hacerlo?
R. No. Los registros y las todas las copias son propiedad de ITT, no suyas; por lo tanto, no puede sacarlas ni usarlas para ningún fin sin autorización expresa de la empresa. Pueden ser almacenadas en la empresa hasta que no sean necesarias, momento en el que deben ser destruidas. También debe ser conciente de que si se realiza una investigación o un proceso legal, los registros de la empresa que tenga en su casa deben ser presentados si las autoridades o las otras partes los piden, y se pueden utilizar como evidencia en un procedimiento o una investigación posterior.