Le coin du Code :

Règles à suivre concernant les documents professionnels

Les documents professionnels ITT sont des biens importants de la société. Tout comme vous prenez soin de vos documents personnels - certificat de naissance, carte de sécurité sociale, carnet de chèques ou passeport -, il est essentiel que les documents professionnels soient établis et conservés de façon adéquate. 

Les exigences légales et d'audit tiennent la société et ses employés pour responsables de la production et de la conservation des documents professionnels et leur imposent de les conserver durant la période prescrite en fonction du type et de la fonction du document. Le fait de créer intentionnellement un document professionnel inexact, erroné ou trompeur constitue un délit; cela comprend les factures, contrats, énoncés de travaux, notes de frais, documents d'expédition ou tout autre papier ou dossier électronique.   

En cas d'urgence ou de prévision d'un litige, d'une enquête gouvernementale ou autre procédure du même type, nous devons être en mesure de les retrouver et de les produire rapidement.

Notre politique de gestion des documents varie en fonction du contenu et du type de document. Tous les fichiers, messages ou autres ne sont pas forcément des documents. Si vous avez des doutes sur comment créer, manipuler, conserver ou détruire un document professionnel, adressez-vous à votre responsable ou au département légal.

Les documents professionnels peuvent prendre des formes multiples : document papier, base de données, courriel ou message instantané, message voix, diagramme ou photographie. Les informations peuvent être transmises par n'importe quel support, y compris disque dur, DVD, CD, disquette, assistant numérique personnel, téléphone portable, système de messagerie vocale, bande audio, vidéo ou appareil photo. Tous les documents professionnels peuvent à tout moment faire l 'objet d'un audit ou d'une inspection.

Les employés jouent un rôle essentiel dans la création, la manipulation, le stockage et la destruction des documents durant leur cycle de vie. Vous devez connaître les conditions qui s'appliquent aux documents avec lesquels vous travaillez. Toute défaillance à la politique et aux réglementations, toute destruction ou modification d'un document, peuvent vous exposer et exposer ITT à des sanctions et des pénalités.

Vous devez en particulier conserver tout document qui est ou peut être important dans le cadre d'une procédure légale ou d'une enquête gouvernementale réelle ou potentielle, et ceci même si la politique standard d'ITT de conservation des documents prévoit de détruire ce document. Si vous avez des doutes sur la conservation ou la destruction d'un document ou dossier ITT, adressez-vous au conseiller ITT.

Vous devez :

1. Organiser vos documents. Étiquetez-les et documentez-les, et conservez-les dans un endroit facile d'accès.
2. Éliminez périodiquement les dossiers d'entreprise ou confidentiels par déchiquetage ou autre méthode définitive.
3. Transmettez les documents correctement classés et étiquetés aux secteurs d'archives correspondants.
4. Révisez et testez périodiquement vos méthodes de recherches pour vous assurer que les documents archivés sont accessibles.
5. Notez les dates d'élimination des documents en votre possession et détruisez-les à la date fixée.
6. Si vous êtes informé de la suspension des procédures courantes de destruction des documents de la société, interrompez immédiatement toute destruction de document automatique ou programmée sans déplacer, modifier ou détruire les documents placés sous contrôle légal.

 

Est-ce que je peux faire des copies et les emporter chez moi ?

Je possède des copies personnelles d'un travail effectué dans le cadre d'un projet d'entreprise terminé l'année dernière. Je voudrais emporter ces copies chez moi. Est-ce que je peux le faire ?

R. Non. Les documents et leurs copies sont la propriété exclusive d'ITT ; par conséquent, vous ne pouvez pas les prélever ni les utiliser pour quelque usage que ce soit sans l'autorisation expresse de la société. Ils doivent être conservés sur site tant qu'ils sont nécessaires, puis être détruits. Sachez également que, en cas d'enquête ou de procédure légale, tout document d'entreprise conservé à votre domicile doit être produit aux autorités sur leur demande ou sur celle de tiers et peut être utilisé comme preuve lors d'une procédure ou enquête !