Kodex-Ecke

Was geschieht, nachdem ein Verstoß gemeldet wurde?
Von Alan Leibowitz, Direktor für Corporate-Compliance-Programme (Programme zur Sicherung regelkonformen Verhaltens) und Sicherheit

Ein Maß für ein gut funktionierendes Compliance-Programm ist das, was geschieht, wenn jemand gegen den Unternehmens-Verhaltenskodex verstößt. Unsere Glaubwürdigkeit hängt davon ab, dass geeignete Korrektivmaßnahmen ergriffen werden, wenn es zu einem Verstoß kommt.

ITT Industries hat sich verpflichtet, jedes gemeldete Problem zu untersuchen und darauf zu reagieren. Wir sind auch bestrebt dafür zu sorgen, dass korrektive Maßnahmen, wo sie erforderlich werden, mit großer Sorgfalt gewählt werden, so dass alle Beteiligten fair und widerspruchsfrei behandelt werden. Verschiedene Programmverbesserungen, die wir 2004 einführten, dienten genau diesem Zweck. Unser neuer Compliance-überprüfungsprozess, eine bessere Datenerfassung und verbesserte Verfügbarkeit der Ombudsleute sind nur einige Beispiele dafür.

Wenn ein Mitarbeiter einen potenziellen Verstoß meldet, wird manchmal Besorgnis angemeldet, dass keine Maßnahmen ergriffen werden. Es kann den Anschein haben, dass nichts geschieht, weil wir oft den Ausgang unserer Untersuchungen wegen unserer Verpflichtung zur Geheimhaltung im Compliance-Prozess nicht diskutieren können.

Um alle Mitarbeiter besser über Aktivitäten im Rahmen der Corporate Compliance zu informieren, werden wir eine jährliche Zusammenfassung repräsentativer Fälle und der vorgenommenen Korrektivmaßnahmen anbieten. Im Jahr 2004 hat unser Compliance-Team 60 Meldungen von Mitarbeitern in Europa, Asien und auf dem amerikanischen Kontinent erhalten, die sich auf Verstöße gegen den Kodex bezogen. Beinahe ein Drittel dieser Fälle erforderte Korrektivmaßnahmen. In der folgenden Tabelle sind einige dieser Fälle beschrieben (Namen und bestimmte charakteristische Details wurden entfernt um die Beteiligten zu schützen):

Während die große Mehrheit unserer Kollegen ehrlich ist und sich ethisch angemessen verhält, gibt es doch immer noch Personen, die unser Vertrauen ausnutzen oder nicht den Respekt zeigen, den wir für jeden Mitarbeiter verlangen. Wie Sie aus den oben stehenden Beispielen ersehen können, setzen wir bei auftretenden Verstößen den Kodex mit Bestimmtheit durch. Es ist zwar jeder Fall anders und die jeweiligen Tatsachen bestimmen, ob und in welchem Umfang Maßnahmen ergriffen werden, jedoch wird jeder Fall bearbeitet. Eine prompte und angemessene Reaktion auf Beschwerden trägt dazu bei, dass jeder versteht, dass unser Kodex gleichermaßen auf allen Ebenen und an allen Orten gilt, wo wir tätig sind.

Wenn Sie eine Frage bezüglich der Art der oben angesprochenen Probleme haben, können Sie diese mit einer der im Kodex gelisteten Kontaktpersonen besprechen oder eine Frage ancodecorner@itt.com richten.

Ich habe meiner Ombudsperson einen Verstoß gegen den ITT-Verhaltenskodex gemeldet. Es ist nun schon Wochen her, und ich habe immer noch nicht erfahren, welche Disziplinarmaßnahme gegen den Mitarbeiter eingeleitet wurde. Woher weiß ich, dass dieses Problem bearbeitet wurde?

Antwort: Wenn Sie Ihre Kontaktdaten übermittelt haben (Sie können anonym bleiben), sollte unsere Ombudsperson sich wieder bei Ihnen melden um Sie wissen zu lassen, dass das Problem bearbeitet wurde, und sich zu erkundigen, ob Sie noch Fragen oder Besorgnisse zum Verfahren haben. Wenn dies nicht geschehen ist, sollten Sie die Ombudsperson kontaktieren. Er oder sie kann Sie wissen lassen, dass das Problem bearbeitet wurde oder wird, aber aus Gründen des Persönlichkeitsschutzes wird man Ihnen im Allgemeinen nichts über die ergriffenen korrektiven Maßnahmen mitteilen.

Der Erfolg unseres Compliance-Programms hängt davon ab, dass wachsame Mitarbeitern wie Sie ihre Besorgnisse umgehend melden. Selbst wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, ob es sich wirklich um einen Verstoß handelt, ist es immer gut zu fragen, damit potenzielle Probleme auf jeden Fall entsprechend bearbeitet werden. Auf diese Weise tragen Sie dazu bei, dass ITT Industries ein Unternehmen bleibt, in dem wir alle mit Stolz arbeiten können.