Le coin du Code

Que se passe-t-il après la signalisation d'une infraction ?
Par Alan Leibowitz, directeur Corporate Compliance Programs & Security

Pour évaluer l'efficacité d'un programme de conformité, il est nécessaire de voir ce qui se passe quand quelqu'un enfreint le Code de déontologie de la société. Notre crédibilité dépend de l'application des actions correctives adéquates en cas d'infraction.

ITT Industries s'engage à enquêter et à traiter toutes les signalisations reçues. Nous nous efforçons également de garantir qu'en cas d'action corrective nécessaire, cette dernière est choisie avec une grande attention afin que toutes les personnes concernées soient traitées avec équité et cohérence. Plusieurs des améliorations du programme adoptées en 2004 sont centrées sur cet objectif. Notre nouveau procédé de révision de la conformité, une collecte des données perfectionnée et un accès simplifié au médiateur n'en sont que quelques exemples.

Parfois, quand un employé signale une infraction potentielle, il craint qu'aucune action ne s'ensuive. Il peut avoir l'impression que rien ne se passe car souvent, nous ne pouvons pas débattre de l'issue d'une enquête du fait du devoir de confidentialité lié à notre processus de conformité.

Afin que tous les employés soient mieux informés des activités du programme de conformité, nous publierons un compte-rendu annuel des cas emblématiques et des actions correctives adoptées. En 2004, notre équipe de conformité a reçu 60 signalisations provenant d'employés d'Europe, d'Asie et d'Amérique au sujet d'infractions potentielles du Code. Près d'un tiers de ces cas exigeaient des actions correctives. Le tableau suivant expose quelques-uns d'entre eux (les noms et informations spécifiques ont été éliminés afin de protéger la vie privée des personnes concernées) :

Tandis que la grande majorité de nos employés sont honnêtes et d'une moralité irréprochable, certains profitent encore de la confiance accordée ou ne font pas preuve du respect que nous exigeons de tout employé. Ainsi que vous pouvez le voir dans les exemples précédents, en cas de violation, nous appliquons le Code avec fermeté. Même si chaque cas est différent et que chaque fait spécifique conditionne les actions à adopter et leur amplitude, chaque cas est traité. Une réponse rapide et adéquate aux plaintes qui nous sont adressées permet à chacun de comprendre que notre Code est appliqué avec équité, à tous les niveaux et dans tous les pays où nous exerçons notre activité.

Si vous avez des questions concernant des problèmes décrits ci-dessus, vous pouvez en parler avec l'une des personnes à contacter citées dans le Code ou les soumettre à l'adresse suivante : codecorner@itt.com.

J'ai signalé une infraction au Code de déontologie d'ITT à mon médiateur. Plusieurs semaines ont passé, et je ne sais toujours rien de la sanction reçue par l'employé concerné. Comment puis-je être sûr que le problème a été traité ?

Réponse : Si vous avez fourni vos coordonnées (vous pouvez également choisir de rester anonyme), votre médiateur vous contactera pour vous informer que le problème a été traité et vous demander si vous avez des questions ou doutes sur la procédure. Dans le cas contraire, adressez-vous à votre médiateur.  Il ou elle vous informera si le problème a été ou est en train d'être traité mais, pour des raisons de confidentialité, aucun détail ne vous sera généralement fourni sur les actions correctives appliquées.

Le succès de notre programme de conformité dépend de la vigilance d'employés comme vous et de leur rapidité à signaler les problèmes. Même si vous n'êtes pas certain qu'une infraction a effectivement été commise, il est toujours conseillé de poser des questions pour s'assurer que tous les problèmes potentiels sont correctement traités. Vous aiderez ainsi ITT Industries à rester une société dans laquelle vous êtes tous fiers de travailler.