Le coin du code Les enregistrements de la société : notre responsabilité d'entreprise Par Alan Leibowitz, directeur des programmes de conformité et de sécurité d'entreprise Les enregistrements commerciaux d'ITT Industries sont des biens importants pour la société. Tout comme vous prenez soin et conservez vos documents personnels, comme votre acte de naissance, votre carte Vitale, votre carnet de chèques et votre passeport, les enregistrements commerciaux de notre société doivent également être correctement créés et conservés.  Les exigences d'audit et légales donnent la responsabilité à la société et à ses employés de produire et de gérer précisément les enregistrements commerciaux et de les conserver pendant des durées prescrites, selon la nature et le but du dossier. La création intentionnelle d'un enregistrement d'entreprise imprécis, faux ou trompeur est un délit, tout comme celle des factures, contrats, déclarations de travail, notes de frais, documents d'expédition et de tout autre enregistrement sur support papier ou électronique.   En cas d'urgence, si nous anticipons raisonnablement ou si nous sommes impliqués dans un litige, une enquête gouvernementale ou une procédure similaire, nous devons être capables de trouver et de produire rapidement nos enregistrements. Nos règles de gestion des enregistrements varient selon le contenu et le type de l'enregistrement. Tous les documents, les messages ou les autres médias ne sont pas nécessairement des enregistrements. Si vous n'êtes pas certain de la manière de créer, gérer, conserver ou détruire tout enregistrement de la société, demandez à votre superviseur ou au service légal. Les enregistrements de la société se présentent sous de nombreuses formes : document papier, base de données, e-mail ou message instantané, message vocal, diagramme ou photographie. Les informations peuvent se trouver dans tout média, y compris sur disque dur, DVD, CD, disquette, PDA, portable ou système de messagerie vocale, serveur, cassette audio ou vidéo ou encore, dans un appareil photo. Tous les enregistrements peuvent être sujets à un audit ou à une inspection à tout moment. Les employés jouent un rôle essentiel dans la création, la gestion, le stockage et la destruction des enregistrements au cours de leur durée de vie. Vous devez comprendre les exigences qui s'appliquent aux enregistrements avec lesquels vous travaillez. Un manquement à ces principes et ces règles ou une destruction ou altération incorrecte d'un enregistrement peut entraîner des pénalités ou des amendes à votre encontre ou à l'encontre d'ITT. Vous devez, en particulier, préserver tout enregistrement qui est ou peut être utilisé pour une procédure légale existante ou potentielle ou une enquête gouvernementale, même si la règle standard de conservation des documents d'ITT préconise la destruction de cet enregistrement. Si vous n'êtes pas sûr de la conservation ou de la destruction de tout document ou enregistrement d'ITT, consultez votre conseiller ITT. Vous devez : Organiser vos enregistrements, les étiqueter, les documenter et les conserver à portée de main. Suivant la règle établie de conservation des documents, éliminez régulièrement les enregistrements confidentiels ou propriétés de la compagnie par déchirage ou d'autres méthodes définitives. Envoyez des enregistrements correctement indexés et étiquetés aux zones désignées de stockage des archives. Révisez et testez vos procédures d'extraction périodiquement pour être sûr que vos fichiers archivés soient accessibles. Soyez informés sur les dates de destructions pour les enregistrements en votre possession et détruisez-les au moment approprié.  Lorsque vous recevez l'information que les procédures habituelles de destruction des documents de la société vont être suspendues, arrêtez immédiatement toute destruction d'enregistrement automatique ou programmée habituellement et ne déplacez, ni altérez, ni détruisez aucun enregistrement sous le coup d'une suspension légale. Une brochure imprimable contenant ces informations et d'autres détails supplémentaires peut être trouvée sur http://info.itt.com/ethics/AccuracyOfRecords/default.htm Pour une assistance supplémentaire, contactez les services légaux suivants selon les circonstances :  Electronic Components : (714) 628-8455 Motion and Flow and Fluid : (201) 760-5780 Defense : (703) 790-6316 ITT Siège social : (914) 641-2051			Puis-je emporter des exemplaires chez moi ? Je possède des exemplaires personnels de certains travaux effectués pour un projet de la société achevé l'année dernière. Je souhaiterais emporter ces exemplaires chez moi. Puis-je le faire ? Réponse : Non. Les enregistrements et tous les exemplaires appartiennent à ITT et non à vous ; par conséquent, vous ne pouvez les retirer ou les utiliser à n'importe quelle fin sans l'autorisation expresse de la société. Ces documents doivent être stockés sur site jusqu'à ce qu'ils ne soient plus utiles et doivent ensuite être détruits.  Vous devez également être conscient que dans le cas d'une enquête ou d'une procédure légale, tout enregistrement de la société stocké chez vous doit être produit à la demande des autorités ou d'autres parties et peut être utilisé comme preuve dans une procédure ou une enquête ultérieure.