Le coin du Code :

Ce qu’il faut faire et ne pas faire en matière de cadeaux

La période des fêtes approche rapidement, et nombre d’entre nous ont déjà commencé à penser aux cadeaux qu’ils feront à leur famille et à leurs amis. Des cadeaux bien pensés nous aident à faire comprendre à nos proches combien nous les apprécions et combien nous avons besoin de leur soutien. Cependant, les cadeaux donnés ou reçus dans notre environnement professionnel doivent être gérés avec une attention particulière.

Chaque fois qu’un objet de valeur est offert ou reçu dans l’environnement professionnel, il peut potentiellement être perçu comme un conflit d’intérêt ou une marque de favoritisme. Les cadeaux personnels (ceux dont vous avez fait l’achat) sont généralement autorisés, à condition de ne pas les attendre ni les réclamer. Le coût de ces présents doit rester modeste et adapté au type de relation que vous entretenez avec l’autre personne. Les cadeaux aux supérieurs sont déconseillés, mais si vous considérez qu’il s’agit d’un geste approprié, il doit dans tous les cas exprimer une appréciation symbolique et être peu coûteux.

La reconnaissance et les récompenses accordées aux employés sont importantes pour ITT. Nombre de nos programmes sont prévus pour reconnaître les réalisations et les étapes importantes de leur carrière (par exemple, anniversaires de service, départ en retraite, etc.) De nombreux établissements fêtent également des dates importantes et des événements locaux. En cas d’utilisation des fonds d’ITT pour le support de ces activités, des restrictions sont néanmoins prévues :

• Toutes ces activités et cadeaux doivent être approuvés par votre responsable.
• Le coût de ces événements et cadeaux doit être approprié au type d’activité. Éviter toute exagération.
• Les fonds d’ITT ne peuvent être utilisés pour l’achat de cadeaux au personnel par d’autres employés (par exemple, départ en retraite, anniversaires ou vacances).
• Les cadeaux et programmes d’attribution de prix (sauf événements importants) ne doivent pas inclure les cadres.     

Les employés ne peuvent pas utiliser leurs ressources personnelles ni les fonds d’ITT dans les objectifs suivants :

• Support d’activités ou achat de cadeaux visant à influencer les décisions des cadres.
• Association d’ITT à des événements en contradiction avec la section « tolérance » de notre Code de Déontologie.
• Création de phénomènes de favoritisme parmi les employés.

Ces restrictions ne s’appliquent pas aux programmes établis par notre politique d’entreprise. Les réglementations locales doivent être établies en identifiant les événements et cadeaux acceptables (par exemple, déjeuners de service, cadeaux pour événements importants ou vacances, etc.) Votre service des Ressources humaines peut vous aider à juger si un cadeau ou un événement donné est approprié, et le type d’autorisation nécessaire.

 

Pour montrer votre satisfaction, offrez des récompenses appropriées

Mon équipe a fait un travail exceptionnel sur un projet essentiel à notre activité locale et y a consacré de longues heures sans jamais se plaindre. Je voudrais faire quelque chose de particulier pour ces employés et leur famille afin de leur montrer ma satisfaction et celle d’ITT. Dois-je me reporter à une rubrique particulière du Code de déontologie pour cela ?

A : Merci de votre question. Demander conseil constitue une excellente approche lorsque vous n’êtes pas sûr de gérer correctement une décision difficile.

Vous disposez d’une équipe fantastique, et ITT devrait exprimer sa satisfaction devant les efforts qu’elle a fournis, allant au-delà de ses tâches habituelles. Il faut toutefois se montrer prudent et offrir des récompenses appropriées. Ces récompenses comprennent généralement une reconnaissance au moyen des programmes établis ou de ceux prévus dans le cadre des programmes d’incitation actuels. Toute récompense extraordinaire (par exemple, voyage, cadeaux coûteux, etc.) exige l’approbation du président de votre société de gestion. Des reconnaissances plus modestes offertes en dehors des programmes établis devront être discutées et approuvées par votre administration locale. Dans votre cas, un bon déjeuner ou dîner semblerait approprié, après approbation de l’administration. Une condition supplémentaire consiste à ne tirer aucun bénéfice personnel de ces récompenses offertes aux employés.

Envoyez vos questions et commentaires à codecorner@itt.com.