Kodex-Ecke:

Das Wahren von Geheimnissen bewahrt uns die Spitzenposition

Wie Sie dazu beitragen können, dass wertvolle geschützte Informationen geschützt bleiben

Während die meisten Geheimnisse Verborgenen bleiben, mag es so scheinen, als lägen in den Einrichtungen von ITT die so genannten "Betriebsgeheimnisse" völlig offen: auf Schreibtischen, Computerbildschirmen, Whiteboards und Reißbrettern. Viele von Ihnen arbeiten routinemäßig mit Betriebsgeheimnissen und geben diese an ITT-Partner, Kunden und Lieferkettenpartner weiter. Und eigentlich entsteht der größte Teil der Betriebssgeheimnnisse unseres Unternehmens durch Mitarbeiter wie Sie.

Haben Sie schon einmal Kundenlisten, Umsatzzahlen, Preislisten, Budgets oder unternehmensbezogene Vorhersagen erarbeitet oder einen neuen Prozess vorgeschlagen, der die Ausführung einer Aufgabe verbessert? Falls ja, dann sind Sie der Urheber eines ITT-Betriebsgeheimnisses, das man auch "geschützte Information" oder "geistiges Eigentum" nennt, weil es innerhalb des oder für das Unternehmen entwickelt wurde, um wirtschaftlichen Nutzen zu erzielen, und daher uns gehört .

Geschützte Information hat viele Formen. Das Softwareprogramm, das Sie entwickelt haben, um die Produktion im Werk zu beschleunigen? Das neue Fertigungsverfahren, durch das Romaterialabfälle eliminiert werden? Der überarbeitete Arbeitsbereichsplan, der den Arbeitsablauf verbessert? All dies wird als geistiges Eigentum betrachtet. Auch Entdeckungen, Formeln , Testergebnisse und unveröffentlichte Forschungsarbeiten aus R&D gehören dazu. Skizzen, Modelle, Spezifikationen, Marketingpläne, Übernahmepläne, Personalvorgänge und Finanzdaten sind weitere Beispiele.

Damit etwas als Betriebsgeheimnis gilt, muss es neben dem wirtschaftlichen Wert noch zwei andere Anforderungen erfüllen: "Die Information muss nicht-öffentlich, das heißt, in der entsprechenden Branche nicht allgemein bekannt oder zugänglich sein", erklärt Peter Van Winkle, Hauptberater für Fragen des geistigen Eigentums bei ITT. Zweitens müssen angemessene Maßnahmen ergriffen werden, um die Information geheim und innnerhalb unserer "Mauern" zu halten.

"Diese Maßnahmen müssen nicht drastisch sein", so Van Winkle. "Sie müssen nur so bemessen sein, dass sie entsprechend den jeweiligen Umständen die Geheimhaltung der Information sicherstellen."  Die Maßnahmen zur Geheimhaltung und der wirtschaftliche Wert gehen zusammen -- eine Information hat nicht viel Wert als Betriebsgeheimnis, wenn wir nicht nachweisen können, dass angemessene Maßnahmen zu ihrer Geheimhaltung ergriffen wurden.

ITT unternimmt eine Reihe von Schritten, um sensible Informationen zu schätzen. Beispielsweise beschränkt das Unternehmen den Zugriff auf solche Personen, die die Information zur Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen. Besucher müssen sich anmelden, werden begleitet und müssen eine Besuchermarke tragen.  Neu eingestellte Mitarbeiter, Berater, Verkäufer und andere Geschäftspartner müssen Geheimhaltungsverpflichtungen unterzeichnen. Mit Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, wird ein abschließendes Gespräch geführt, um sie an ihre Verpflichtung zur Vertraulichkeit zu erinnern, die auch nach dem Verlassen des Unternehmens noch weiterbesteht. 

"Wir müssen auch elektronische Daten schützen", erklärt dazu der Direktor für Umwelt, Gesundheit, Arbeitsschutz und Sicherheit von ITT, Alan Leibowitz. "Alle geschützten ITT-Daten auf Wechselspeichermedien oder Laptops müssen mit einem Passwort geschützt und verschlüsselt werden, bvor sie einen ITT-Standort verlassen. Die IT vor Ort kann dabei helfen sicherzustellen, dass die entsprechende Sicherheit gewährleistet ist.

 "Wir müssen vertraulichen Informationen anderer ebenso viel Achtung entgegenbringen wie unseren eigenen", erklärt Cornett Lewers, Hauptrechtsberater und Direktor für Corporate-Compliance-Programme bei ITT. Im Code of Corporate Conduct (Verhaltensrichtlinien des Unternehmens) werden vetrauliche Informationen in unterschiedlichen Bereichen behandelt, zum Beispiel Personalwesen, geistiges Eigentum, internationale Geschäft und Sicherheit.

Kunden und Lieferanten teilen uns häufig ihre eigenen Betriebsgeheimnisse mit. Regierungs- und Exportinformationen, die als geheim eingestuft werden, sind extrem sensible Informationen. Unterschätzen Sie auch nicht die Bedeutung von Mitarbeiterpersonaldaten. Diese Aufzeichnungen müssen stets korrekt, auf dem neuesten Stand, von nicht dazugehörigen Informationen bereinigt sein und vor allem als privat geschützt werden.

 

Leisten Sie Ihren Beitrag zum Schutz unserer Daten

Sie können auch als einzelner Mitarbeiter viel für die Wahrung unserer Betriebsgeheimnisse tun, die uns einen Vorsprung vor Konkurrenten sichern. Hauptrechtsberater von ITT Peter Van Winkle empfiehlt Folgendes:

• Halten Sie die E-Mail-Regeln ein, die vorschreiben, dass das Versenden vertraulicher Informationen an E-Mail-Adressen Dritter nur nach vorheriger Genehmigung zulässig ist.
• Verwenden Sie Bildschirmschoner und geben Sie Computerpasswörter nicht weiter.
• Entfernen Sie abends Arbeitsunterlagen von Ihrem Schreibtisch und schließen Sie vertrauliche Dokumente in einem Aktenschrank.
• Befolgen Sie die Vorgaben zum Einschreiben, Begleiten und sichtbaren Anbringen von Besuchermarken für Gäste.
• Shreddern Sie sensibles Material, wenn es nicht mehr gebraucht wird.
• Markieren Sie sensible Dokumente als vertraulich.
• Halten Sie öffentliche Reden, Marketingmaterialien und Präsentationen frei von geschützten Informationen.
• Kontaktieren Sie die Rechtsabteilung von ITT, wenn Sie Fragen zum Schutz vertraulicher Informationen haben.