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Garder nos secrets nous permet de rester au sommet

Comment vous pouvez sauvegarder les informations confidentielles importantes

Même si la plupart des secrets ne sont pas dévoilés, les « secrets d'entreprise » peuvent sembler accessibles à tous sur les bureaux, les écrans des ordinateurs, les tableaux blancs et les planches à dessin des installations ITT. Un grand nombre d'entre vous travaille chaque jour au contact de secrets d'entreprise et les partage avec les associés, les clients et les partenaires de la chaîne d'approvisionnement ITT. Effectivement, la majeure partie des secrets d'entreprise de notre société naît d'employés comme vous et moi.

N'avez-vous jamais complété de listes clients, schémas des ventes, fiches de prix, prévisions budgétaires ou budgets, ou inventé un nouveau processus améliorant le mode d'exécution d'une tâche ? Si c'est votre cas, vous êtes l'inventeur d'un secret d'entreprise ITT, également nommé « information confidentielle » car développé au sein de la société dans un but de profit et appartenant ainsi à notre société.

Les informations confidentielles peuvent recouvrir une multitude de formes différentes : logiciel développé pour accélérer la production de votre usine, nouveau procédé de production éliminant les gaspillages de matières premières, plan révisé de la zone améliorant le flux de travail, tout ceci est considéré comme appartenant à la société, de même que les découvertes, les formules, les résultats des essais et les articles de recherche non publiés provenant du secteur R&D. Schémas, modèles, spécifications, programmes marketing, plans d'acquisition, interventions personnelles et informations financières constituent d'autres exemples.

Pour qualifier un matériel de secret d'entreprise, il doit répondre à deux autres conditions en-dehors du fait de posséder une valeur économique. « L'information ne doit pas être publique, c'est-à-dire qu'elle ne doit pas être connue ou identifiable dans l'industrie en question », explique Peter Van Winkle, conseiller senior Propriété intellectuelle ITT. Des mesures raisonnables doivent ensuite être adoptées pour maintenir ces informations secrètes et au sein de nos locaux.

« Ces mesures ne doivent pas forcément être draconiennes », poursuit Van Winkle. « Il suffit qu'elles protègent raisonnablement l'aspect confidentiel de l'information. »  L'effort de confidentialité et l'aspect économique sont intimement liés - car une information ne sera considérée comme un secret d'entreprise de valeur que si nous pouvons démontrer que des efforts raisonnables ont été entrepris pour la garder secrète.

ITT a adopté plusieurs mesures permettant de protéger les informations sensibles. Par exemple, la société limite l'accès aux informations aux personnes les utilisant dans le cadre de leur activité. Les visiteurs doivent s'enregistrer, être accompagnés et porter des badges visiteurs.  Les nouvelles recrues, les consultants, les fournisseurs et autres partenaires commerciaux doivent signer des accords de non-divulgation. Des entrevues sont prévues pour rappeler aux employés sortants leurs devoirs de confidentialité après leur départ de la société. 

« Nous devons également protéger nos données électroniques », précise Alan Leibowitz, directeur Environnement, Santé et Sécurité. « Toutes les données confidentielles ITT des dispositifs de stockage des données ou des ordinateurs portables doivent être protégées par mot de passe et cryptées avant de quitter les locaux d'ITT. L'informatique locale peut permettre de garantir la sécurité. »

 « Ce niveau de sécurité doit également s'appliquer aux autres informations confidentielles », ajoute Cornett Lewers, conseiller senior et directeur des programmes de conformité d'entreprise pour ITT. Le Code de Déontologie aborde à plusieurs reprises le thème des informations confidentielles de plusieurs secteurs, dont ceux des Ressources humaines, Propriété intellectuelle, Commerce international et Sécurité.

Les clients et les fournisseurs partagent souvent leurs secrets d'entreprise avec nous. Les informations classées gouvernementales et protégées contre toute diffusion sont extrêmement sensibles. Il est, par ailleurs, nécessaire de ne pas sous-estimer l'importance des informations concernant le personnel. Ces dossiers doivent être soigneusement conservés, mis à jour, séparés des autres informations et, surtout, considérés comme confidentiels.

 

Apportez votre contribution à la protection de nos données

Un employé dispose de nombreux moyens pour protéger les secrets d'entreprise et avoir une longueur d'avance sur ses concurrents. Peter Van Winkle, conseiller senior ITT, conseille d'adopter les précautions suivantes :

• Conformez-vous aux règles de courrier électronique interdisant d'envoyer des informations confidentielles à des tiers sans accord préalable.
• Utilisez des économiseurs d'écrans et un mot de passe personnel
• Le soir, enlevez les documents de votre bureau et rangez les documents confidentiels dans une armoire verrouillée.
• Suivez les procédures d'enregistrement, accompagnement et port de badges prévues pour les visiteurs.
• Détruisez le matériel sensible lorsqu'il est devenu inutile.
• Estampillez les documents confidentiels.
• Éliminez les informations confidentielles des discours publics, du matériel de marketing et des présentations pour éviter toute diffusion indésirable d'informations.
• Contactez le conseiller juridique ITT en cas de problème concernant la protection des informations confidentielles.