Kodex-Ecke: Umfrage zu Überwachung der und Verfahren zur Bekanntgabe von Informationen (Disclosure Controls & Procedures - DC&P) Bekommen Sie keinen Schreck, wenn Sie in den nächsten Monaten eine Aufforderung erhalten, einen Fragenkatalog zu Überwachung der und Verfahren zur Bekanntgabe von Informationen (DC&P) auszufüllen, auch wenn Sie noch nie zuvor darum gebeten wurden. Diese kurze, anonyme, vierteljährliche Umfrage ist, ebenso wie die im Verhaltenskodex des Unternehmens aufgeführten Kontaktstellen, eine Möglichkeit, eventuelle Probleme in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften (Compliance) zu äußern. Überwachung der und Verfahren zur Bekanntgabe von Informationen sollen sicherstellen, dass unsere öffentlichen Berichte und Dokumente vollständig, richtig und ehrlich sind. Dafür ist es erforderlich, Informationen zu Compliance-Problemen umfassend und beständig zu sammeln und an die Unternehmensführung weiterzuleiten, so dass Entscheidungen über erforderliche Bekanntgaben rechtzeitig getroffen werden können. Manche Probleme hinsichtlich Compliance müssen intern höheren Führungsebenen, anderen Funktionsbereichen oder dem Board of Directors mitgeteilt werden. Andere müssen öffentlich gegenüber Aufsichtsbehörden, Untersuchungsbeamten der Regierung oder Shareholders offengelegt werden. Der Offenlegungs-Ausschuss der ITT, dem unsere Führungskräfte für Unternehmensbeziehungen, Compliance, ESH, Prüfung, Finanzwesen, Personalwesen und Recht angehören, trifft sich mindestens einmal pro Quartal, um die Wesentlichkeit von Informationen zu besprechen und zu bewerten und Offenlegungspflichten zu prüfen. Der DC&P-Fragenkatalog stellt ein vertrauliches Mittel für Mitarbeiter dar, durch das sichergestellt werden kann, dass die Unternehmensleitung von Problemen und Besorgnissen hinsichtlich Compliance erfährt, und sie in die Lage versetzt, diese Probleme einschließlich einer eventuell erforderlichen öffentlichen Bekanntgabe anzugehen. Die Fragen beschäftigen sich mit Interessenkonflikten, ESH, Export-Compliance und Betrug. Die Umfrage wird seit 2004 durchgeführt, doch die Fragen und die Zielgruppen werden ständig überarbeitet. Die Liste der zur Teilnahme bestimmten Personen soll alle Personen enthalten, die auf Grund ihres Verantwortungsbereiches in der Lage sind, eine dieser Fragen zu beantworten. Dazu zählen zumindest: · Alle leitenden Angestellten (Grade 19 und darüber); · Der Generaldirektor oder Hauptentscheidungsträger an jedem Standort und · Die Person mit dem höchsten Rang innerhalb jedes Funktionsbereiches an jedem Standort. In jedem Quartal überarbeiten die Umfrageverantwortlichen ihre Listen und verschicken Aufforderungen zur Teilnahme an der Umfrage. Es kann jederzeit geschehen, dass auch Ihnen die Aufforderungen zugeschickt werden, und Sie sollten die Gelegenheit nutzen, den Link von Ihrem Umfrageverantwortlichen zu erfragen. Alle Teilnehmer loggen sich mit demselben Benutzernamen und Passwort ein, so dass die einzelnen Benutzer nicht identifiziert werden können. In der Umfrage werden jedoch einige wenige demografische Daten erhoben, damit wir vertraulich alle angesprochenen Compliance-Probleme nachverfolgen können. Die Antworten gehen an Internal Audit um sicherzustellen, dass jedes Problem mit dem Offenlegungsausschuss besprochen und überprüft wird. Wenn Sie eine Aufforderung zum Ausfüllen des Fragenkatalogs erhalten, nehmen Sie sich bitte die Zeit, darauf zu reagieren, selbst wenn Sie nichts zu berichten haben. Die Richtigkeit unserer Berichte und Dokumente hängt von unser aller aktiven Teilnahme ab. Dies ist nur eine der Möglichkeiten, wie wir unser Bestreben unter Beweis stellen können, immer das Richtige zu tun.			Wieso erhalte ich weiterhin Erinnerungsmails, obwohl ich den DC&P-Fragebogen bereits ausgefüllt habe? A. Es gibt keine Möglichkeit zu verfolgen, wer den Fragebogen schon ausgefüllt hat. Dadurch bleiben Daten geschützt, doch es bedeutet auch, dass Mitarbeiter, die noch nicht reagiert haben, nur daran erinnert werden können, indem alle daran erinnert werden. Wenn Sie eine Erinnerungsmail erhalten, nachdem Sie den Fragebogen schon ausgefüllt haben, ignorieren Sie sie bitte einfach. Für Ihre Teilnahme danken wir Ihnen! Wenn Sie mehr über den Fragenkatalog zu Überwachung der und Verfahren zur Bekanntgabe von Informationen erfahren möchten, schreiben Sie bitte an internal.audit@itt.com oder wenden Sie sich direkt an Nancy Kenney unter 001-914-641-2086 oder nancy.kenney@itt.com.